Début des candidatures : 12/01/2018

L’Ordre des ingénieurs du Québec est présentement à la recherche d’un secrétaire de direction pour occuper un poste permanent au sein de l’organisation.

Situation hiérarchique et raison d'être

Relevant du directeur de l’accès à la profession, le titulaire de ce poste seconde le directeur dans ses fonctions et assume les activités qui lui sont confiées dans l’atteinte des objectifs visés par la Direction. Le titulaire est responsable des activités de secrétariat incluant la tenue à jour des dossiers qui relèvent de son secteur d’activités et de sa direction.

Responsabilité

  • S’occuper de la gestion, de la mise à jour et du suivi des dossiers et des activités de la Direction de l’accès à la profession. Proposer au besoin des solutions pour faciliter ses tâches et participer à l’amélioration des méthodes de travail pour favoriser la réalisation des activités et des projets
  • Rédiger toute correspondance, préparer et réviser divers documents à partir de manuscrits ou de notes de travail en assurant une présentation de qualité et en corrigeant ou en complétant certaines données
  • Gérer rigoureusement l’agenda des activités du directeur de l’accès à la profession et faire les rappels requis. Préparer les documents nécessaires, le cas échéant
  • Assurer la convocation et la préparation logistique de comités ou de groupes de travail sous sa responsabilité. Coordonner, selon le cas, la préparation matérielle des dossiers requis pour les réunions; s’occuper, au besoin, du secrétariat au cours de celles-ci l et produire les comptes-rendus
  • Exécuter les divers travaux de secrétariat découlant des activités du directeur tels que la répartition des courriels, la distribution du courrier, la réception des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la préparation et la reproduction de documents
  • Agir comme intermédiaire entre le «Secrétariat de la Direction générale» et la direction de l’accès à la profession concernant les suivis des dossiers. Faire le suivi des sommaires décisionnels remis aux instances reproduction de documents
  • Répondre à diverses demandes autant à l’interne qu’à l’externe en communiquant des informations courantes et spécialisées sur les services de la Direction, en envoyant des documents d’information ou en transmettant, au besoin, la demande à la bonne personne-ressource
  • Assurer la gestion, le suivi et le respect du système de classement et ce, conformément au système de classement de l’Ordre, afin de maintenir le bon fonctionnement du secrétariat de la Direction et de ses activités en collaboration avec les conseillers en gestion documentaire. S’occuper du suivi des demandes d’achat de matériels et de services
  • Dans le but de soutenir sa Direction, collaborer à la réalisation de divers projets auprès du directeur ou de tout autre collaborateur. Faire les suivis auprès des autres Directions, lorsque nécessaire

Exigences

  • DEC en secrétariat ou technique en bureautique ou toute autre formation combinée avec une expérience pertinente
  • De 6 à 9 années d’expérience
  • Excellente maitrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
  • Excellente maitrise de la suite Office

Compétences requises

  • Communication efficace
  • Gestion du temps et des priorités
  • Intelligence émotionnelle
  • Sens de la planification, de l’organisation et du suivi
  • Autonomie et initiative
  • Souplesse interpersonnelle et ouverture
  • Service à la clientèle

Vous êtes une personne dynamique et vous désirez être impliquée dans des projets qui feront une différence à l’Ordre des ingénieurs du Québec? Nous souhaitons vous avoir dans notre équipe!

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte.

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