Début des candidatures : 07/10/2019

L’Ordre est présentement à la recherche d’un agent de traitement de dossiers pour occuper un poste temporaire au sein de l’organisation.

Situation hiérarchique et raison d'être

Relevant du chef d’équipe de l’accès à la profession, l’agent de traitement des dossiers assume la responsabilité des activités touchant l’analyse des dossiers des candidats à l’admission et des candidats à la profession d’ingénieur en vue de la délivrance de leur permis d’ingénieur. Il prépare les dossiers afin que ces derniers soient validés par les instances, le Comité d’admission à l’exercice (CAE) ou le Conseil d’administration (CdA) lors de la délivrance du permis. Il participe à tout projet d’amélioration continue, entre autre, en ce qui concerne le service à la clientèle et les standards de qualité.

Responsabilités

  • S’assurer que les dossiers des candidats à l’admission et des candidats à la profession d’ingénieur (CPI) soient complétés selon les exigences pour faire une demande de permis (CPI ou ingénieur)
  • Étudier et analyser la recevabilité des demandes des candidats à l’admission et des candidats à la profession d’ingénieur (ex. : permis, révisions, réouvertures et reconnaissances d’expérience). Vérifier l’authenticité des documents fournis et l’exactitude des données inscrites au dossier. S’assurer de la conformité des demandes présentées aux CAE et CdA
  • Assurer un suivi des appels et des courriels en lien avec les dossiers dont il a la responsabilité. Intervenir auprès des clients et tenter de trouver des solutions, en collaboration avec les conseillers ou gestionnaires
  • Participer aux projets et aux démarches d’amélioration continue. Définir les améliorations à apporter aux méthodes de travail, participer à l’élaboration et à l’implantation de ces dernières. Supporter l’équipe dans la mise en place d’initiatives d’amélioration continue
  • Assurer une bonne gestion documentaire et l’inscription des informations requises dans le système informatique afin de faire un suivi adéquat des dossiers
  • Préparer les lettres de révision et d’admissibilité ainsi que les dossiers pour les comités (CAE et CdA). Recevoir, documenter et préparer pour les comités les demandes de révision de tout genre (ex. : révision d’examen, réouverture de dossier, demande de délai). S’assurer d’obtenir les documents nécessaires à l’étude des dossiers

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales dans un domaine approprié ou toute autre formation combinée à une expérience de travail pertinente
  • De 3 à 6 années d’expérience
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
  • Maîtrise de la suite Office

Compétences requises

  • Sens de la planification, de l’organisation et du suivi
  • Autonomie et initiative
  • Adaptabilité
  • Analyse
  • Gestion du temps et des priorités
  • Jugement critique
  • Rigueur et sens du détail
  • Communication efficace
  • Souplesse interpersonnelle et ouverture
  • Service à la clientèle
  • Travail d’équipe et collaboration
Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte.
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