Début des candidatures : 10/05/2021

L’Ordre des ingénieurs du Québec est présentement à la recherche d’un adjoint administratif pour occuper un poste temporaire au sein de l’organisation.

Situation hiérarchique et raison d'être

Relevant du chef d’équipe de l’inspection professionnelle approfondie, le titulaire de ce poste soutient administrativement l’équipe de son secteur. Il est notamment responsable de la rédaction, de la retranscription et de la révision de différents documents. Il s’assure de la coordination et du suivi des différentes tâches administratives, dont la gestion documentaire.

Responsabilités

  • Assurer la gestion, la mise à jour et le suivi nécessaire concernant les activités administratives et les dossiers et suggérer au besoin des solutions pour faciliter les tâches, en collaboration avec ses partenaires internes
  • Assurer la convocation et la préparation logistique de réunions. Assurer ou coordonner, selon le cas, la préparation matérielle des dossiers requis pour les réunions. Assurer, au besoin, le secrétariat et produire les comptes rendus de ces réunions
  • Exécuter les divers travaux de secrétariat découlant des activités de l’équipe, notamment la répartition des courriels, la distribution du courrier, la réception des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la préparation et la reprographie de documents
  • Répondre à diverses demandes internes et externes en communiquant, lorsque possible, des informations courantes et spécialisées sur les activités de la direction, en envoyant des documents d’information ou en transmettant, au besoin, la demande à la bonne personne-ressource
  • Assurer la gestion, le suivi et le respect du système de classement, et ce, conformément aux orientations de gestion en matière documentaire de l’Ordre
  • Collaborer à la réalisation de divers projets auprès de tout collaborateur impliqué dans le dossier en question. Apporter un soutien en ce qui a trait à certaines décisions à prendre ou à la réalisation des activités du projet. Faire les suivis auprès des personnes concernées, lorsque nécessaire, dans le but de soutenir son équipe

Exigences

  • DEP en spécialisation administration ou toute autre formation combinée à une expérience de travail pertinente
  • Avoir entre 3 à 6 années d’expérience
  • Excellente maîtrise du français (écrit et oral) et bonne connaissance de l’anglais
  • Excellente maîtrise de la Suite Office

Compétences requises

  • Analyse
  • Rigueur et sens du détails
  • Communication efficace
  • Travail d’équipe et collaboration
  • Orientation vers les résultats
  • Sens de la planification, de l’organisation et du suivi
  • Service à la clientèle
  • Adaptabilité

 

Vous êtes une personne dynamique et vous désirez être impliquée dans des projets qui feront une différence à l’Ordre des ingénieurs du Québec? Nous souhaitons vous avoir dans notre équipe!

Envoyez-nous votre candidature accompagnée d’une lettre exposant les motifs de votre intérêt via le site carrieresoiq.ca

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte.
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